Зарегистрировано в Минюсте РД 10 апреля 2014 г. № 2846
------------------------------------------------------------------

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

ПРИКАЗ
от 4 апреля 2014 г. № 44-ОД

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Министерстве юстиции Республики Дагестан приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Республики Дагестан.
2. Разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства юстиции Республики Дагестан в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника финансово-хозяйственного управления Министерства юстиции Республики Дагестан Л.Ю.Магомедалиеву.

Министр юстиции
Республики Дагестан
А.РАГИМОВ





Утверждена
приказом Министерства юстиции
Республики Дагестан
от 4 апреля 2014 г. № 44-ОД

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ
РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Республики Дагестан (далее - Инструкция) подготовлена в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного Комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Указом Президента Республики Дагестан от 5 октября 2011 года № 157 "Об организации работы исполнительных органов государственной власти Республики Дагестан по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации" (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2011, № 19, ст. 858), Типовым регламентом внутренней организации в органах исполнительной власти Республики Дагестан, утвержденным постановлением Правительства Республики Дагестан от 2 октября 2008 года № 333 (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2008, № 19, ст. 840), Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан, утвержденной постановлением Правительства Республики Дагестан от 7 апреля 2008 года № 90 (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2009, № 7, ст. 242), Положением о Министерстве юстиции Республики Дагестан, утвержденным постановлением Правительства Республики Дагестан от 30 апреля 2010 года № 128 (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2010, № 8, ст. 385), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Дагестан.
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований в подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства юстиции Республики Дагестан (далее - Министерство) документов, определения системы контроля за исполнением документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, исполнение, контроль за исполнением, хранение, осуществляемые с применением информационных технологий.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется соответствующей инструкцией по обеспечению режима секретности.
1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены лица, имеющие непосредственное к ним отношение. Знакомить с содержанием документов других лиц или представлять документы для опубликования в печати допускается только с письменного разрешения руководства Министерства.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технологической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется финансовым отделом Финансово-хозяйственного управления Министерства.
Функции, задачи, права и ответственность финансового отдела Финансово-хозяйственного управления Министерства регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников отдела устанавливаются должностными регламентами и инструкциями.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
1.7. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. При уходе в отпуск, отъезде в длительную командировку или увольнении они обязаны передать все числящиеся за ними документы другому сотруднику (по указанию руководителя) или руководителю структурного подразделения, которые, в свою очередь, обязаны принять меры по их своевременному исполнению.
1.8. Ответственность за документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Министерства единой системы делопроизводства, методическое руководство работы с документами и организация обучения работников основам делопроизводства возлагаются на начальника Финансово-хозяйственного управления Министерства.

II. Основные понятия

2.1. В Инструкции применяются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Министерства;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - финансовый отдел финансово-хозяйственного управления Министерства (далее - отдел), на который возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства.

III. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов.
3.1.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов (шаблонов бланков) и должны иметь установленный состав реквизитов.
3.1.2. В Министерстве применяются следующие бланки:
бланк приказа (приложение № 1);
бланк распоряжения (приложение № 2);
бланк протокола (приложение № 3, приложение № 4);
бланк Министерства (приложение № 5);
бланк письма министра, заместителей министра (приложение № 6, приложение № 7).
Введение в обращение новых бланков осуществляется только по поручению министра.
3.1.3. Бланки документов Министерства разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: при продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
3.1.4. Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов (проектов) документов. При подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.
3.1.5. Отдел при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Законом Республики Дагестан от 19 ноября 2003 года № 25 "О Государственном гербе Республики Дагестан" (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2003, № 11, ст. 838).
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Дагестан осуществляют по заказам Министерства только полиграфические предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Не разрешается изготовление в подразделениях Министерства бланков на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.
3.1.6. Бланк письма Министерства содержат следующие реквизиты: Государственный герб Республики Дагестан, наименование Министерства, справочные данные о Министерстве, отметки для проставления даты и регистрационного номера, отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресата.
Бланки служебной записки, приказа и распоряжения содержат следующие реквизиты: Государственный герб Республики Дагестан, наименование Министерства, вид документа, отметки для проставления даты и регистрационного номера.
3.1.7. В целях обеспечения порядка использования бланки документов подлежат учету. На оборотной стороне бланков с помощью нумератора отделом проставляются порядковые номера и выдаются под роспись. Испорченные бланки возвращаются в отдел для уничтожения. Применение бланков произвольной фирмы не разрешается.
3.1.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без разрешения руководства Министерства не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.9. С целью обеспечения сохранности текста документов при изготовлении бланков и всего текста документов постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения средствами принтерной техники целесообразно применение матричных принтеров, дающих максимальную стойкость печати, и струйных принтеров с использованием оригинальных картриджей с пигментными световодостойкими чернилами.
3.1.10. Использование струйных принтеров с цветными картриджами для изготовления цветного и черного текста, а также лазерных принтеров с картриджами всех видов, вследствие недолговечности воспроизводимого текста, рекомендуется только для изготовления бланков и текстов документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
3.1.11. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для текстов) - через 1 межстрочный интервал.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.1.12. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах без бланка.
3.2. Оформление реквизитов документов.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, соответствие действующему законодательству, правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска, обработки с помощью компьютерных программ.
Документ должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в определенном порядке.
3.2.1. Реквизит "Государственный герб Республики Дагестан".
Изображение Государственного герба Республики Дагестан помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Дагестан от 19 ноября 2003 года № 25 "О Государственном гербе Республики Дагестан".
На бланках документов Министерства Государственный герб Республики Дагестан в одноцветном изображении помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование организации".
3.2.2. Реквизит "Наименование организации".
Наименование Министерства, полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием Министерства.
3.2.3. Реквизит "Наименование должности лица, подписавшего документ".
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Министерства.
3.2.4. Реквизит "Подпись должностного лица".
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия через пробел).
Например:
Министр Подпись Расшифровка подписи
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. министра Подпись Расшифровка подписи
или
Исполняющий обязанности
министра Подпись Расшифровка подписи
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением в алфавитном порядке начальных букв фамилий.
3.2.5. Реквизит "Вид документа".
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
В письмах наименование вида документа не указывается.
3.2.6. Реквизит "Место составления (издания) документа".
Место составления (издания) документа указывается на бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.
3.2.7. Реквизит "Справочные данные о Министерстве".
Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номер телефона, номер факса, официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официальный адрес электронной почты и банковские реквизиты ОКПО/КПП, ИНН, ОГРН.
Код Министерства проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит "Справочные данные об организации" используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
3.2.8. Реквизит "Адресат".
Документы адресуют в органы власти, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:

Министерство экономики Республики Дагестан

или

Управление делами Администрации Главы
и Правительства Республики Дагестан

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.
Например:

Руководителю Республиканской службы по тарифам
У.А.Амирханову

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:

Министерство юстиции Республики Дагестан
Управление по делам архивов
Начальнику отдела планирования Т.Ф.Кочетковой

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие органы исполнительной власти, территориальные органы исполнительной власти в Республике Дагестан, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа на уровне наименования Министерства в бланке.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки.
Например:

Государственная инспекция труда
в Республике Дагестан ул. Панфилова,
д. 38, Махачкала, 367089

Например:

Магомедову М.И. проспект Петра I, д. 60,
кв. 3, Махачкала, 367000

3.2.9. Реквизит "Дата документа".
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, докладные и служебные записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом при регистрации документа, или непосредственно составителем при его подготовке (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, иными органами (организациями), является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
"26.04.2010".
Если какое-либо из чисел является однозначным, перед ним ставится (ноль).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например "26 апреля 2010 года". Однако в тексте конкретного документа используется один из данных способов.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
3.2.10. Реквизит "Регистрационный номер документа".
Регистрационный номер присваивается создаваемому в Министерстве документу после его подписания (утверждения), а также входящему документу при регистрации.
Регистрационный номер документа состоит из номенклатурного индекса и порядкового номера.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
3.2.11. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма Министерства. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке электронного письма-ответа либо сотрудником канцелярии при регистрации исходящего документа на бумажном носителе.
Наличие данного реквизита позволяет получателю быстро найти копию документа, на который прислан ответ. Дата и номер, на который идет ссылка, переписывается составителем ответа из инициативного документа цифровым способом. Например: "на № 06-24/117 от 25.03.2011".
3.2.12. Реквизит "Наименование документа".
Наименование документа, краткое содержание (заголовок к тексту) документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?") или "чего?" ("кого?"). Например:
"Приказ о выделении средств на приобретение оргтехники";
"Письмо о подписании трехстороннего Соглашения";
"Правила внутреннего трудового распорядка".
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Наименование документа оформляется под реквизитами бланка и занимает 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы центрированным способом.
3.2.13. Реквизит "