АДМИНИСТРАЦИЯ ГЛАВЫ И ПРАВИТЕЛЬСТВА
РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 февраля 2014 г. № 8

О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ
МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН,
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан.
2. Заместителям Руководителя Администрации Главы и Правительства Республики Дагестан, руководителям самостоятельных и структурных подразделений Администрации Главы и Правительства Республики Дагестан обеспечивать надлежащую и своевременную организацию и проведение мероприятий с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан.
3. Признать утратившим силу распоряжение Администрации Президента и Правительства Республики Дагестан от 11 сентября 2013 г. № 48.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения сохраняю за собой.

Руководитель Администрации
Главы и Правительства
Республики Дагестан
Р.АЛИЕВ





Утвержден
распоряжением Администрации
Главы и Правительства
Республики Дагестан
от 4 февраля 2014 г. № 8

ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
С УЧАСТИЕМ ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН, ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

Настоящим Порядком устанавливается процедура организации и проведения протокольных мероприятий, связанных с приемом в Республике Дагестан официальных лиц и делегаций, визитами Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан за пределы Республики Дагестан, иных протокольных мероприятий (рабочих поездок в районы и города, встреч, совещаний, заседаний координационных и совещательных органов), в том числе выездных (далее - мероприятия) с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан.
В целях обеспечения организованного проведения мероприятий с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан:
руководители самостоятельных и структурных подразделений Администрации Главы и Правительства Республики Дагестан представляют в Службу протокола Главы и Правительства Республики Дагестан (далее - Служба протокола), секретариат Главы Республики Дагестан, секретариат Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства Республики Дагестан не позднее чем за 7 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях информацию с приложением копии письма-приглашения, телеграммы, факса о планируемом визите представителей федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, официальных лиц и делегаций зарубежных стран и международных организаций в Республику Дагестан и рабочем визите Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан за пределы Республики Дагестан с указанием сроков, цели визита, персонального и количественного состава делегации, предложений по пребыванию для своевременной подготовки программы визита и иных мероприятий с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан;
заместители Руководителя Администрации Главы и Правительства Республики Дагестан (далее - заместители Руководителя Администрации) в соответствии с распределением обязанностей между ними осуществляют координацию и контроль за обеспечением надлежащей и своевременной подготовки самостоятельными и структурными подразделениями Администрации Главы и Правительства Республики Дагестан (далее - подразделения Администрации) не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях согласованных с ними протокольных документов, необходимых для проведения мероприятий с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан.

Секретариат Главы Республики Дагестан, секретариат
Председателя Правительства и заместителей Председателя
Правительства Республики Дагестан:

обеспечивают не позднее чем за 7 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях доведение до заместителей Председателя Правительства Республики Дагестан, заместителей Руководителя Администрации, заинтересованных органов государственной власти Республики Дагестан, подразделений Администрации информации о мероприятиях, проводимых с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, приеме должностных лиц;
анализируют полноту и надлежащую подготовку соответствующими подразделениями Администрации протокольных документов (материалов), включенных в информационные папки Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, готовят проекты публичных выступлений Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и обеспечивают их представление в установленном порядке за 3 рабочих дня до даты проведения мероприятия после согласования с заместителями Руководителя Администрации, ответственными за обеспечение деятельности Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, соответственно Главе Республики Дагестан, Председателю Правительства Республики Дагестан;
осуществляют контроль за включением соответствующими подразделениями Администрации в проект протокола замечаний и предложений, высказанных в ходе проведенного мероприятия, и обеспечивают его представление через 2 рабочих дня после получения стенограммы и согласования с заместителями Руководителя Администрации, ответственными за обеспечение деятельности Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, соответственно Главе Республики Дагестан, Председателю Правительства Республики Дагестан.

Подразделения Администрации:

обеспечивают надлежащую подготовку и представление в Службу протокола не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях согласованных с курирующими заместителем Руководителя Администрации, заместителем Председателя Правительства Республики Дагестан (указываются фамилия, должность, дата визирования) протокольных документов (повестки и регламента мероприятия, списка участников с указанием фамилии, имени, отчества и должности (при проведении мероприятий с участием представителей федеральных органов исполнительной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Республике Дагестан в список включаются Главный федеральный инспектор по Республике Дагестан Аппарата Полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Кавказском федеральном округе, с участием представителей иностранных государств - Представитель МИД России в г. Махачкале, с участием глав муниципальных районов и городских округов Республики Дагестан - Полномочный представитель Главы Республики Дагестан в соответствующем территориальном округе Республики Дагестан и депутаты Народного Собрания Республики Дагестан от соответствующего района, города), справки по рассматриваемому вопросу с соответствующими предложениями, при необходимости - тезисов к выступлению Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, проекта протокола заседания (совещания) и протокола предварительного обсуждения у заместителя Председателя Правительства Республики Дагестан вопроса, рассматриваемого у Главы Республики Дагестан, состава президиума мероприятия (при его наличии), списка награждаемых (если на мероприятии планируется награждение), перечня вопросов, требующих принятия решения соответствующим федеральным органом государственной власти (должностным лицом), с которым проводится встреча, с приложением обращений (писем), справочных, информационно-аналитических материалов по тематике проводимого мероприятия, протоколов, договоров, соглашений, в том числе ранее заключенных, и перечня вопросов, требующих принятия решения в ходе встреч Главы Республики Дагестан, в том числе выездных, кратких характеристик посещаемых объектов, списка подарков при посещении учреждений, организаций, хозяйств, проведении встреч, совещаний и заседаний, в том числе выездных, а также списка наград, поощрений для вручения участникам проводимых встреч, совещаний и заседаний, в том числе выездных (либо информацию об отсутствии необходимости вручения наград, поощрений, подарков), списка лиц, ответственных за протоколирование мероприятия с участием Главы Республики Дагестан) для формирования информационной папки Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и ее последующей передачи соответственно в секретариат Главы Республики Дагестан, секретариат Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства Республики Дагестан, заместителю Руководителя Администрации, ответственному за обеспечение деятельности Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, для доклада Главе Республики Дагестан, Председателю Правительства Республики Дагестан. При этом документы представляются в Службу протокола на бумажном и электронном носителях с соблюдением требований к оформлению документов в Администрации Главы и Правительства Республики Дагестан (далее - Администрация);
при самостоятельном в связи с ограниченным распространением служебной информации по рассматриваемому вопросу согласовании с Главой Республики Дагестан, Председателем Правительства Республики Дагестан материалов по проводимым мероприятиям в Службу протокола представляют не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях согласованные (в письменном виде) с Главой Республики Дагестан, Председателем Правительства Республики Дагестан протокольные документы, за исключением документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
оповещают, обеспечивают своевременное прибытие и регистрацию участников мероприятия по согласованному списку (в мероприятиях участвуют руководители органов исполнительной власти Республики Дагестан, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Республике Дагестан, республиканских учреждений и организаций, главы муниципальных районов и городских округов), при наличии распространяют раздаточный материал;
согласовывают при подготовке мероприятия вопросы мультимедийного сопровождения (демонстрации видеоматериалов, слайдов) и своевременно информируют Службу протокола и отдел информационных технологий;
вносят в проект протокола в течение 2 рабочих дней после получения стенограммы замечания и предложения, высказанные в ходе проведенного мероприятия, и представляют его в секретариат Главы Республики Дагестан, секретариат Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства Республики Дагестан;
осуществляют контроль за ходом реализации протокола заседания, совещания, проведенного с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан;
Управление Администрации по вопросам государственной службы, кадров и государственным наградам подготавливает по согласованию с заместителем Председателя Правительства Республики Дагестан, ответственным за проведение мероприятия с участием Главы Республики Дагестан, решение по наградам, поощрениям для вручения участникам проводимых встреч, совещаний и заседаний, в том числе выездных, обеспечивает их доставку и организует вручение на месте проведения мероприятия, при необходимости отмечает командировочные удостоверения участников мероприятия, скрепляет печатью подписанные совместные документы (соглашения, договоры, протоколы и т.п.);
Управление социального развития Администрации совместно с Министерством культуры Республики Дагестан осуществляет контроль за обеспечением музыкального сопровождения, проведением концерта мастеров искусств в ходе или после приема (согласно представленному списку с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя музыкального номера, названия и состава творческого коллектива, утвержденному курирующим заместителем Председателя Правительства Республики Дагестан и согласованному им с Главой Республики Дагестан);
Управление экономики и производственного комплекса Администрации, Управление социального развития Администрации в период проведения мероприятий принимают меры по обеспечению соответствующими службами бесперебойного электро- и водоснабжения, пожарной безопасности, скорой медицинской помощи в предусмотренных программой местах (объектах) проведения мероприятий;
отдел протоколирования и выпуска решений Управления делопроизводства Администрации представляет в Службу протокола список лиц, ответственных за обеспечение стенографирования мероприятий с участием Главы Республики Дагестан (заседаний, совещаний, в том числе в случае необходимости выездных).

Управление пресс-службы и информации Администрации:

согласовывает с Руководителем Администрации уровень освещения мероприятия, форму взаимодействия со средствами массовой информации (пресс-конференция, подход к прессе, заявление для прессы) и обеспечивает указанное взаимодействие;
подготавливает список представителей средств массовой информации на мероприятие, доводит его до Центра по обеспечению безопасности высших должностных лиц ФГКУ УВО Министерства внутренних дел по Республике Дагестан и обеспечивает приглашение представителей средств массовой информации на мероприятие;
подготавливает для журналистов, прибывших для освещения мероприятия, краткую информацию о нем (программа, состав участников, справочные сведения);
подготавливает список книг, брошюр, других изданий для участников встреч, совещаний и заседаний, в том числе выездных, проводимых Главой Республики Дагестан, обеспечивает их доставку к месту проведения мероприятия и вручение участникам;
подготавливает и размещает на официальных сайтах Главы Республики Дагестан, Правительства Республики Дагестан информацию о мероприятии (в день его проведения);
обеспечивает в случае необходимости подготовку и размещение в средствах массовой информации аналитических материалов о значении проведенного мероприятия для Республики Дагестан.

Служба протокола:

обеспечивает единую протокольную практику при проведении официальных мероприятий с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан во взаимодействии с подразделениями Администрации, органами исполнительной власти Республики Дагестан, органами местного самоуправления муниципальных образований Республики Дагестан, учреждениями и организациями на территории Республики Дагестан;
осуществляет не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях разработку программ визитов делегаций и должностных лиц в Республику Дагестан и рабочих визитов Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан за пределы республики на основе поступивших не позднее чем за 7 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях в Службу протокола информаций от руководства Правительства Республики Дагестан и руководителей подразделений Администрации с указанием сроков, цели визита, персонального и количественного состава делегаций, предложений по пребыванию;
согласовывает с Руководителем Администрации, заместителем Руководителя Администрации и другими заинтересованными должностными лицами программу визита официальных лиц и делегаций, предусматривающую встречу делегаций (в аэропорту, на вокзале, на административной границе республики); персональный состав встречающих (с указанием фамилии, имени, отчества, должности); деловую часть (переговоры, встречи, беседы, совещания, заседания, форумы, конференции); культурную программу (посещение исторических и культурных достопримечательностей республики, промышленных, социальных, образовательных, спортивных и других объектов, вузов, театров, музеев, выставок, иных культурно-массовых мероприятий); торжественный прием (завтрак, обед, ужин); проводы гостей, при необходимости разрабатывает сценарий проведения мероприятия;
разрабатывает при необходимости план организационно-протокольных мероприятий Администрации с указанием сроков подготовки мероприятия, исполнителей, ответственных за реализацию пунктов плана, доводит его до исполнителей;
обеспечивает своевременное доведение утвержденных программ (планов, сценариев) мероприятий до заинтересованных должностных лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий, реализацию пунктов программ, в том числе подразделений Администрации, органов государственной власти Республики Дагестан, органов местного самоуправления муниципальных образований Республики Дагестан, Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Республике Дагестан, Министерства внутренних дел по Республике Дагестан, Управления государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел по Республике Дагестан, представительства Министерства иностранных дел Российской Федерации в г. Махачкале (нарочным, факсимильной связью, по электронной почте согласно подготовленному списку рассылки);
обеспечивает контроль за своевременным представлением соответствующими подразделениями Администрации протокольных документов (материалов), формирует в установленном порядке информационную папку Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и передает ее не позднее чем за 5 рабочих дней до даты проведения мероприятия и в оперативном порядке при внеплановых мероприятиях в секретариат Главы Республики Дагестан, секретариат Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства Республики Дагестан;
осуществляет организационно-техническое обеспечение заседаний координационных и совещательных органов Главы Республики Дагестан и Правительства Республики Дагестан;
определяет (по согласованию с заинтересованными должностными лицами) помещения для проведения запланированных мероприятий с учетом необходимого количества мест и уровня технической оснащенности, визирует списки приглашенных для обеспечения их пропуска в Дом Правительства Республики Дагестан;
осуществляет в случае необходимости предварительный выезд к месту проведения мероприятия с целью проверки объектов и специально подготовленных помещений на предмет обустроенности, размещения и оформления стола президиума;
обеспечивает своевременное доведение согласованных списков участников мероприятий до Центра по обеспечению безопасности высших должностных лиц ФГКУ УВО Министерства внутренних дел по Республике Дагестан;
осуществляет контроль за обеспечением соответствующими подразделениями Администрации своевременного прибытия на мероприятия их участников по согласованному списку;
готовит схему рассадки участников мероприятия (в том числе официального приема), президиума;
изготавливает (согласно списку) для приглашенных на заседания, совещания, двусторонние переговоры, выездные мероприятия с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, для президиума (в том числе на официальном приеме) двухсторонние рассадочные (кувертные) карточки с указанием фамилии, имени и отчества участника мероприятия и раскладывает в соответствии со схемой рассадки, организует рассадку приглашенных совместно с ответственными за проведение мероприятия;
согласовывает (совместно с Управлением делами Администрации) с Руководителем Администрации варианты памятных подарков (сувениров) от имени Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан для вручения официальным лицам, делегации (согласно списку), в том числе при проведении выездных мероприятий, осуществляет контроль за своевременной и надлежащей их подготовкой, обеспечивает проведение церемонии их вручения;
осуществляет комплекс организационно-технических мероприятий, связанных с обеспечением подписания протокольных документов (договоров, соглашений, протоколов о намерениях) и их передачей в установленном порядке уполномоченным лицам, в том числе контроль за своевременным представлением экземпляров документов для подписания, а также подготовку папок для договоров, письменных принадлежностей;
согласовывает с руководством Администрации вопросы организации и проведения торжественного (официального) приема, в том числе выездного приема-банкета:
вид приема (обед, ужин, фуршет, официальный прием от имени Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, встреча, проводы) и место его проведения;
время начала и окончания торжественного приема (приемы не проводятся в праздничные и нерабочие дни, дни национального траура);
общее количество участников (в пределах количества мест в помещении), список приглашенных лиц (присутствует руководство республики, руководители органов исполнительной власти Республики Дагестан, принимающие участие во встречах, переговорах и беседах или имеющие прямое отношение к приему гостя, делегации и тематике визита);
схему размещения за столом президиума.

Управление делами Администрации:

организует материально-техническое обеспечение мероприятий с участием Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и по их поручению - мероприятий с участием официальных должностных лиц, заблаговременно решает организационно-финансовые вопросы, связанные с размещением, питанием, транспортным обслуживанием, прохождением через зал официальных лиц и делегаций аэропорта г. Махачкалы;
доводит до руководства аэропорта г. Махачкалы программу визита официальных лиц и делегаций в республику и за ее пределы, обеспечивает представление оперативной информации о фактическом времени их прибытия и вылета;
организует подготовку помещений для проведения мероприятий (встреч, совещаний, официальных приемов, проводов) в аэропорту г. Махачкалы согласно списку участников;
обеспечивает автотранспортом официальных лиц и делегации, прибывающие в Республику Дагестан, организует совместно с заинтересованными должностными лицами их рассадку в автотранспорт у зала официальных лиц и делегаций аэропорта г. Махачкалы;
приобретает и доставляет букеты цветов для вручения супруге гостя (главы делегации) и женщинам-членам делегации в аэропорту и на официальных мероприятиях, награждаемым женщинам - при проведении торжественных церемоний награждения государственными наградами Российской Федерации и Республики Дагестан, а также на мероприятиях, посвященных государственным и профессиональным праздникам, знаменательным, юбилейным датам и памятным событиям в истории Республики Дагестан;
размещает гостей на подведомственных Администрации объектах, в других гостиницах согласно плану их размещения, организует их питание;
бронирует (арендует) на определенный день и время ресторан для проведения официального приема, специальное помещение в театре для организации фуршета в антракте театрального спектакля, концерта, торжественного мероприятия;
согласовывает с Руководителем Администрации примерное меню с учетом национальных и религиозных особенностей прибывающей делегации для организации питания, торжественного (официального) приема от имени Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, в том числе выездного;
приобретает необходимое количество корзин с цветами от имени Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, а также цветов для украшения помещения с учетом характера и места торжества;
согласовывает (совместно со Службой протокола) с Руководителем Администрации варианты памятных подарков (сувениров) от имени Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан для вручения официальным лицам, делегации (согласно списку), в том числе при проведении выездных мероприятий;
обеспечивает доставку подарков (согласно списку) к месту проведения церемонии их вручения, а также в аэропорт, автотранспорт - при отбытии Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан во главе официальной делегации Республики Дагестан за пределы республики;
согласовывает с заинтересованными должностными лицами список транспортных средств (указываются наименование, марка и регистрационный знак каждого транспортного средства), проезд которых планируется к Дому Правительства, в том числе для организации их стоянки;
обеспечивает выдачу специальных пропусков на автотранспорт при проведении мероприятий;
обеспечивает доставку и установку государственных символов Российской Федерации и Республики Дагестан (флагов, гербов), трибуны на месте проведения мероприятия, наведение надлежащего порядка на прилегающей территории, в здании, залах заседаний и совещаний, звуковое оснащение мероприятий, исправность конференц-системы, осветительных приборов, кондиционеров, микрофонов, часов, демонстрационных средств и оборудования, расстановку мебели, функционирование гардероба, наличие необходимого количества вешалок в фойе или недалеко от места проведения мероприятия, питьевой воды, организует открытие центральных ворот для встречи гостей;
осуществляет сбор паспортных данных членов официальной делегации Республики Дагестан, выезжающей во главе с Главой Республики Дагестан, Председателем Правительства Республики Дагестан за пределы республики, для приобретения билетов в аэропорту г. Махачкалы;
приобретает авиа- и железнодорожные билеты для Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан и по поручению Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан - для сопровождающих их лиц.

Центр по обеспечению безопасности высших должностных лиц
ФГКУ УВО Министерства внутренних дел по Республике Дагестан:

согласовывает с заинтересованными должностными лицами, представителями ФСО России, правоохранительными органами вопросы обеспечения безопасности официальных лиц (делегаций) при проведении мероприятий (предварительный осмотр маршрута и объектов программы для определения состояния готовности), а также сопровождения и расстановки кортежа исходя из уровня и количества членов прибывшей делегации;
осуществляет пропуск на мероприятие его участников по согласованному списку совместно с представителями подразделений Администрации, ответственных за подготовку мероприятия, и Службой протокола.


------------------------------------------------------------------